Beschaffung

Effizient einkaufen

Die Beschaffung im PSIpenta ERP-Kern integriert die Funktionalitäten des betrieblichen Einkaufs wie Anfrage, Bestellung, Auswärtsvergabe, Warenannahme und Rechnungsprüfung. Dabei hat die termingerechte Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen zu den jeweils günstigsten Konditionen oberste Priorität. Rahmenverträge, Bestellreferenzen und die automatisch fortgeschriebene Einkaufsstatistik als Grundlage der Lieferantenbewertung ergänzen die Beschaffung und entlasten den Anwender von Routineaufgaben.

Beschaffung ERP-System PSIpenta
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Leistungsmerkmale

  • Priorisierung der termingerechten Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen zu den jeweils günstigsten Konditionen
  • Automatische Abwicklung aller Vorgänge nach definierten Kriterien
  • Handhabe für „make-or-buy“-Entscheidungen
  • Einheitliches Vorgehen von der Lieferantenbewertung bis zur Rechnungsprüfung
  • Auswertungen, Mahnungen und Liefererinnerungen
  • Umfangreiche Funktionalitäten für ein zuverlässiges Beschaffungscontrolling

Beschaffungsprozesse

Die Beschaffung arbeitet vorgangsunabhängig oder im Bezug zu Kunden- bzw. Fertigungsaufträgen. Als Einkaufsvorgänge stehen zur Verfügung:

  • Anfrage
  • Offerte
  • Bestellung
  • Rahmenvertrag (auch für Auswärtsvergabe und Wertkontrakte)

Exoten-Bestellungen (Einmalteile ohne Artikelnummer), Sonderbestellungen ohne Auftragsbezug (z. B. Verbrauchsmaterial) und die Bestellung von Dienstleistungen sind möglich. Eingangsbelege ohne Bestellbezug werden durchgängig unterstützt.

Neben der Möglichkeit Einkaufsvorgänge manuell zu erfassen, können Bestellungen über die automatische Bestellanlage für bearbeitete bzw. vollständige Bestellvorschläge aus dem Bestellvorrat eines Einkaufsdisponenten heraus angelegt werden. Der Materialdisponent löst Lieferabrufe auf Basis von Rahmenverträgen und Werksbestellungen (verlängerte Werkbank) direkt aus.

Bei Rahmenverträgen kann eine Hinweisschwelle bei Erreichen einer bestimmten Liefermenge oder bei Erreichen eines definierten Termins eingestellt werden. Rahmenverträge werden artikelbezogen oder als Wertkontrakt abgebildet.

Je Lieferant werden einkaufsbezogene Lieferrestriktionen angelegt und die auftragsbezogene Beschaffung gesteuert. Die PSIpenta Beschaffung unterstützt die Verwaltung eingehender Ursprungserklärungen von Lieferanten für die korrekte Durchführung der Präferenzkalkulation. Damit wird die Zollfreiheit für Artikel ermittelt.

Alle Vorgänge – von der Lieferantenauswahl bis zur Belegzusammenfassung – erfolgen automatisch und nach vorgegebenen Kriterien.

Bestellreferenzen

In der Bestellreferenz werden die spezifischen Bedingungen von Lieferanten für einen konkreten Artikel gesammelt und unter verschiedenen Gesichtspunkten dargestellt. Die Konditionen von unterschiedlichen Lieferanten werden manuell oder automatisch erfasst und in Beschaffungsvorgänge eingebunden. Vereinbarte Wertkontrakte greifen auf die in den Bestellreferenzen hinterlegten Preise und Konditionen des entsprechenden Lieferanten zurück. Der Bestellpreisvergleich liefert den für eine konkrete Situation besten Lieferanten. Hierbei kann flexibel nach Preis, Wiederbeschaffungszeit oder frei wählbaren Kriterien selektiert werden.

Lieferantenquotierung

Bei Risikostreuungen für Einkaufsartikel können in der PSIpenta Beschaffung zu einem Artikel verschiedene Lieferanten mit einer Mengenquotierung in Prozent angegeben werden. Beim Erstellen der Einkaufsvorschlagsliste werden die Mengen anhand der Mengenquotierung gesplittet. Im Ergebnis entstehen mehrere Bestellungen für die jeweiligen Lieferanten mit den entsprechenden Mengen.

Auswärtsvergabe

Die integrierte Auswärtsvergabe für Baugruppen oder Arbeitsgänge unterstützt die Durchsetzung von make-or-buy-Entscheidungen oder hilft bei der Überbrückung temporärer Kapazitätsengpässe. Auch die Beschaffung von Konsignationsmaterial ist voll integriert. Beistellungen an Lieferanten erfolgen auftragsbezogen oder über  Beistellbestände.

Sonderbedarfe

Im betrieblichen Ablauf gibt es auch ungeplante Bedarfe, die dem Einkäufer zunächst nicht bekannt sind. Sie können von Mitarbeitern außerhalb des Einkaufs erfasst und angefordert werden. Je nach  Berechtigung wird aus einem Sonderbedarf ein Bestellvorschlag, eine Bestellanfrage oder eine Bestellung generiert. Der Anforderungsstatus gibt Auskunft über den Stand der Bedarfsmeldung. Auswertungen zeigen an, welche Einkaufsvorgänge mit Sonderbedarfen verknüpft sind und wer die Beschaffung ausgelöst hat.

Gussbestellungen

Bei Gussbestellungen werden oft Bestellmengen in Stück verwendet. Die Preise beziehen sich dagegen auf Kilogramm oder Tonne. Preisstaffeln sind in diesem Fall gewichtsabhängig. Da zum Zeitpunkt der Bestellanlage der Lieferant noch nicht genau das zu erwartende Gewicht angeben kann, ermöglicht PSIpenta für diese Artikel eine variable Basismengeneinheit. Bei der Warenannahme wird das entsprechende Gewicht angegeben und über die Preisstaffeln wird der richtige Preis gefunden.

Wareneingangsprüfung 

Die Wareneingangsprüfung ist in die Warenannahme integriert. Mit der Warenannahme auf Lager, Prüflager oder direkt in die Fertigung werden die Bestände in der PSIpenta Bestandsführung verwaltet und die Materialbewegung über Einträge im Artikeljournal verfolgt. Die Daten des Bestellvorgangs in Bezug auf erfolgte Lieferungen werden automatisch aktualisiert. Es sind Teil- und Rücklieferungen an den Lieferanten möglich.

Beschaffungscontrolling

PSIpenta sorgt für ein Beschaffungscontrolling durch Übersichten, Auswertungen und Statistiken nach Beschaffungsterminen, -mengen und -werten. Die Überwachungsfunktionen aller Einkaufsvorgänge generieren Mahnungen oder Erinnerungen. Definierbare Mahnintervalle gehören zum Workflow. Für eine automatische Überwachung aller Beschaffungsaufgaben stehen umfangreiche Übersichten zur Verfügung.